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打ち合わせや電話は相手の貴重な時間をいただいている意識が必要

2017.03.06

なんでもすぐに打ち合わせや電話をしたがる人は危険

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http://tabippi.com/archives/2711.html

仕事をしている中で、何かあるとすぐに打ち合わせや電話をしている人は多いのではないでしょうか。そのような方は少し仕事のやり方を考え直した方が良いかもしれません。良かれと思ってそのように対応しているかもしれませんが、相手にとっては迷惑だと感じる人もいるのが現実です。


では、まず『なぜ打ち合わせや電話が迷惑なのか?』について、説明します。打ち合わせや電話は、相手側が強制的にその時間に対応しなければならない状態を作る為、相手の都合に関係なく強制的に時間を奪ってしまう為です。特に電話は突然かける人が多い為、電話を受ける側としては、今行っている仕事があればそれを止めて電話に集中しなければならなくなります。


また打ち合わせについては、最近はSKYPEなども普及しており、よほどの事がない限り、同じ場所に集まって打ち合わせをする必要はない状況ですが、頻繁に相手を呼び出して打ち合わせをするという人が多いのも現実です。打ち合わせの相手は毎回、打ち合わせ場所までの距離を移動し、打ち合わせの時間を使っているわけですが、このような事を配慮している人は少ないのではないでしょうか。このような行為は相手の貴重な時間を奪ってしまっているという事にほかならないのです。


人に迷惑をかけない仕事方法・打ち合わせ・電話の仕方

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http://www.lancers.jp/sharebiz/241

それでは、人に迷惑をかけない打ち合わせ・電話・仕事方法とはどのようなものでしょうか。


①メールやLINEなどのテキストで情報を正確に伝える
今の時代はメールやSNSツールなどが豊富でテキストで意思疎通ができない内容は少なくなっていると思います。メールやLINEなどであれば、受け取る相手の都合の良いタイミングで確認・返信ができます。よほどの事がない限り、これで意思疎通はできるものですが、すぐに打ち合わせや電話をする人はこの『テキストで相手に伝える』という事を怠けている(もしくはできない)ためにこのような対応になっている場合が多いです。一度仕事のやり方を見直した方が良いでしょう。


②打ち合わせや電話では、相手に最大限の配慮をする
緊急な場合を除き、毎回いきなり電話するというのはあまり良い仕事の仕方とは言えないでしょう。上記の通り、まずは『テキストで相手に伝える』。その上で緊急な場合やどうしても意思疎通がうまくいかない場合のみ電話や打ち合わせを設定するという進め方が良いと思います。その際も相手の貴重な時間をいただいているという意識を持ち、①事前に『打ち合わせ時間・電話時間』を決めておく、②事前に『決定事項・宿題』を明確にしておく、などをする事で時間を短縮し、スムーズに対応する事ができます。


まとめ

打ち合わせや電話が全く必要ないというわけではありません。初めての顔合わせの打ち合わせ、緊急時の電話などは必要となる場合があるでしょう。ただし無駄な打ち合わせや電話は相手にとって迷惑になる事も多いので、打ち合わせや電話をする際は、相手の貴重な時間をいただいている意識が必要となりますね。