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仕事を円滑に進めるためにはテキストでの伝達能力が大切!

2017.07.04

なぜテキストで伝達する能力が必要なのか?

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仕事の中で作業指示や相談したい事などが出てきて、他の人とコミュニケーションを取りたくなる場合があると思います。その時にどのような手段でコミュニケーションを取っているでしょうか。

打ち合わせ、電話、メール、SNSなど、コミュニケーションツールは様々ですので、都度最適な方法を選択出来る時代ですが、打ち合わせや電話は相手の時間も拘束してしまいますし、伝達できる人数が限られてしまいます。メールやSNSであれば、一度にたくさんの人に内容を伝達する事ができますし、相手の都合の良いタイミングで見てもらえるので、今はこのようなコミュニケーションの方が仕事が円滑に進むと言えるでしょう。

その際に気をつけるべき点は、『テキストでいかにしっかりと内容を伝えるのか』という点です。文章というのは書き方によって、解釈の違いが異なってしまう場合があります。とはいえ毎回、打ち合わせや電話では非効率すぎて仕事に支障が出てしまいます。そういった背景から、最近では仕事を円滑に進めるためには、テキストでの伝達能力の重要性が問われている時代だと言えると思います。


テキストでコミュニケーションする上で大切な事

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それではテキストで相手に伝える際に注意すべき点はどういった点があるでしょうか。

①相手の立場で文章を書く
こちらは文章の内容がわかっているので、シンプルな書き方をしてもわかりますが、相手はその内容を初めて読むケースが多いです。その為、自分自身が相手の立場になって読んだ時に、内容が理解できるかを確認しておく必要があります。

②命令口調はできるだけ避ける
テキストの文章では、相手の感情などは読みにくい為、『○○してください。』という内容が多くなると、相手にとっては威圧的だと感じる事もあります。『○○していただくようお願いします。』などと少しニュアンスを変える事で、威圧的な感じを避けることができます。

③過去のメールを引用したり、過去の背景を明確にする
『過去の話と今回の話の辻褄が合っていない』、『何の話をしているのかわからない』というような混乱を避けるためにも、『相手のメールを引用』したり、『過去の背景を明確にした上で文章を書く』といった事が重要になると思います。過去のメールや背景と結びつける事で、相手にもスッと入ってくる文章となります。


まとめ

これからの時代に必須の能力と言える『テキストで内容を伝達できる能力』をしっかりと身につけていきましょう!