打ち合わせは出来るだけ早く終わらせる事に越したことはないですよね。
ただ、いろいろな要因により、打ち合わせの時間が延びてしまう事があります。
今回は、打ち合わせ時間を伸ばしている原因について、調査したいと思います。
打ち合わせの本来の目的は、「決定すること」が一番の目的である場合が多いです。
もちろん初めて仕事をする方であれば、顔合わせというようなこともあるかもしれませんが、基本的には「決定すること」が最も重要な目的だと言えます。
ですので、打ち合わせでは、決定することだけに集中して進行していく事が最も時間短縮に繋がると考えています。
打ち合わせ中に、
どうしようか？
どうする？
などの悩む時間や検討する時間が発生してしまうと、その打ち合わせ時間はどんどん長くなってしまいます。
こういった内容の多くは、参加者の一部しか関係（決定権）がなく、打ち合わせで検討しても仕方のないものが多いです。
そこで、このような検討事項が発生した場合は、打ち合わせ後に必要なメンバーだけで検討の上、メールやチャットなどで連絡すれば早いと思います。
打ち合わせではあくまでも
参加者全員が必要となる上での決定事項
だけに集中すべきですね。
上記のような例は、打ち合わせ前の事前準備が十分でない場合に起こる事が多いです。
先に、いろいろなケースを想定しておくと、打ち合わせの場で検討課題が新たに発生するケースはそんなに多くはないと思います。
仮にそのようなものが出ても、それは今回の打ち合わせとは関係ない為、議論する必要はなくなります。
また、打ち合わせ中に検討内容が出ても、本当に今、それを議論すべきなのか？を判断して、今回の打ち合わせで議論が不要だと判断したものは、話をやめることも必要だと思います。
打ち合わせはその時に、本当に必要な内容だけを決定することが大切です。
そして、この考えが非常に重要となります。
「打ち合わせに参加している時間は本当の意味で仕事をしているわけではなく、仕事を円滑に回すために、先に必要な時間の投資をしている」という考え方です。
打ち合わせの本来の目的を理解して、無駄な時間を省けるような動きをしていきたいものですね。