今は、チャットツールやメールなど、テキストで情報のやり取りをすることが多いかと思います。
このようなテキストでの情報のやりとりを行う際に、意識しておくべきことは、「おかしなテキストを送っていると相手に自分の能力がわかってしまう」という事です。
どういうことかというと、テキストでのやり取りがスムーズに行える人というのは、頭の中が整理されていて、伝えたいことがしっかりとまとまっています。
ところが、テキストでのやり取りで、わかりづらい文章を書いてしまう人というのは、伝えたいことがまとまっていないことが多いです。
そのため、仕事で何度かテキストでのやり取りを行うと、相手の能力がわかってしまうのですね。
電話などでは直接話ができるので、なんとか理解してもらう事ができるかもしれませんが、テキストは非同期通信なので、相手が疑問に思ったことをその場でフォローする事ができません。
だからこそ、テキストでしっかりと伝える必要がありますし、そのような能力がある人とない人の違いが、顕著に表れてしまうのですね。
テキストでのやり取りがしっかりできる人の特徴としては、以下のような点があるかと思います。
・端的に伝えたいことをまとめている
・相手の知りたい内容がしっかり書いてある
・自分だけがわかるような書き方をしない
これができるだけでも、スムーズに仕事が進むものです。
逆にこれらができない人というのは、何を伝えたいのかがわからなかったり、相手の聞きたい事が書いていなかったりして、何度もやり取りを繰り返すことになってしまうのです。
このようなテキストでのやり取りも労働時間に含まれる為、できる限り、こういったやり取りは少なくして、効率化を図りたいものですよね。
またこれは感覚的なもので、確かではありませんが、メールやチャットなどの返信が早い人ほど、しっかりと文章が書けるように思います。
これは頭の中で、伝えるべき事が整理できているために、早く返信ができているとも言えるかと思いますが、このような傾向があるように思います。
いまは、テキストでのやりとりを行うと相手のスキルがわかる状況ですので、相手が「仕事をしやすい」と思うようなやり取りを心がけていきたいものですね。