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メールやチャットなどの『即返信』を徹底する事で個人にも組織にもメリットがある!

2019.02.25

メールやチャットの『即返信』はなぜ重要なのか?

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仕事中は、電話や打ち合わせ、資料作成など色々な割り込みが入ってくる事かと思います。



そんな中でメールやチャットなどのやりとりがついつい後回しになってしまう人も多いと思います。



ただ、そういったちょっとした後回しが仕事のスピード感を落としてしまっているケースが多いのではと思います。



例えば、部下が上司の了承を得るためにメールを出したとして、上司の承認がすぐに行われる場合と1日経ってから行われる場合ではその仕事のスピードが違ってきます。



こういったちょっとした事が数多く積み重なると、その企業全体の仕事のスピードが遅くなってしまうのです。



だからこそできる限り、メールやチャットなど、返信が必要なものは可能な限り即返信を心がける必要があると言えます。


メールやチャットの即返信のメリット

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メールやチャットを即返信すると、個人にとっても組織にとっても色々なメリットがあります。



①仕事のスピード感が上がる
上記でも記載したとおり、仕事のスピード感がまるで変わってきます。



また組織でこういったくせをつけておくと、みんなが連動してきますので、組織として仕事のスピードが格段に上がってきます。



②相手にメールやチャットを確認したという事が伝わる
即返信をする事で、送信者にメールやチャットを確認した事が伝わる事で、送信者側が『ちゃんと読んでくれてるのかな?』というような不安がなくなるとともに、認識ずれや意識ずれがなくなります。



また、もしすぐに回答が出せない内容であっても、『○○日までに回答します。』などの返信をすぐにしておく事で相手に安心感を与える事ができます。



③即返信ができない人に比べ、仕事の処理能力が早くなる
即返信を徹底している人は、そうでない人に比べて処理能力が高くなる傾向があります。



これはメールの内容を理解するスピード、返信するスピードなどが鍛えられて、日々レベルアップできるためです。


まとめ

自分自身のためにも組織の為にも、メールやチャットの『即返信』を徹底したいものですね。