ここ最近、打ち合わせ時間の短縮について、話に上がるかと思います。
以前は、１回２、３時間の打ち合わせも当たり前。
これによって１日を打ち合わせだけで過ごすビジネスパーソンも多かったのではないでしょうか。
しかし、今はそのような時代ではなくなってきています。
打ち合わせだけで仕事が進むわけではないので、打ち合わせ時間を短縮し、その削減した時間でいかに効率よく仕事の成果を出していくかが重要になります。
そのような背景から、打ち合わせ時間の短縮は、仕事を前に倒す上でも重要になります。
そして、仕事の生産性を高める上でもとても大切なポイントだと多くの企業が認識し始めています。
ところが、まだまだ無駄な会議や打ち合わせが多く、生産性を高めるというところまで成果が出せていない人が多いのではないでしょうか。
そこで、打ち合わせ時間を短縮して生産性を高めるポイントをまとめてみました。
①参加者に対して、事前に「この打ち合わせで何を決めるのか」を伝達しておく
打ち合わせで「話が脱線」する事はよくあります。これを避けるためには、打ち合わせで決めるべき事を明確にする事で、脱線しそうになってもすぐに話を本線に戻す事ができます。
②事前資料などがある場合、打ち合わせ前に全員が内容を理解しておく
打ち合わせを開始した途端に、資料の説明から入っていては時間が無駄になります。すでに参加者が内容を読み込んでいれば、質疑応答、意見を出すだけで済みますので、決定までの時間が短縮できますね。
③SKYPEなどオンラインで対応可能なものはオンラインに切り替える
打ち合わせ場所に移動するだけでも時間がかかります。ましてや打ち合わせとなれば、参加者が全員が移動するわけですから、移動時間を削減できるのであればそれに越した事はありませんね。
④慣例のように行われていた打ち合わせで必要ないものは「やらない」決定をする
「本当にその打ち合わせは必要なのか？」を考え、打ち合わせをしなくても問題ないものは、「やらない決断」をすべきですね。これができるだけで他の仕事に費やせる時間が多くなります。
打ち合わせ時間を短縮する事は、生産性の高い仕事をする第一歩だと思います。
日々の意識が成果になって現れると思いますので、日々意識していきたいものですね。