仕事は常に先回りをして進めていくことでスムーズに進むように思います。少し余裕のあるときにこそ、次の仕事の準備を先回りしてやっておいたり、次に起こりうる事を想定するなどして、リスク管理をしておくことで、実際に仕事が始まった時の動きが全く変わってくるものです。
そういった先手を取った仕事が常にできていれば良いですが、逆に後手になってしまうと状況は一変してしまいます。言われてから（ツッコミが入ってから）対応する、事前の検討なしに仕事を進める。このような仕事の時は、スムーズに仕事は進みません。対応が後手に回る事でトラブルも増大してしまうのです。だからこそ、「常に先手を取れる状況を作る」ことが仕事では重要になります。
「先手を取れる状況」を作るためには、常に「ある程度の余裕」を持たなければならないですし、余裕を持った時に、「思考停止にならず、次の事を考える」クセをつけておく必要があります。この２点をしっかり意識しておく事だけで、徐々に先手を打つような動きができるようになり、結果として仕事の進み方もスムーズになっていくのだと思います。