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メールでファイルを添付する際は、相手の環境を考慮して送付する必要がある

2017.08.04

特定の環境でしか見られないファイルをメールで送付するのは相手の事を考えられていない

メールでファイルを添付する際に気をつけておくべき事として、相手の環境を考慮しておくという点があります。自分たちでは当たり前のように使用しているアプリケーションソフトでも、相手にとっては当たり前ではなく、環境が異なる事で、「ファイルが開けない。」、「ファイルの表示がくずれる。」といった問題が発生してしまうからです。このような事が起こりえますので、相手の環境を考えずになんでもメールにファイルを添付するというのは気をつけた方がよいですね。



メール3

よく例としてあげられるのが、WindowsのWordやExcel、PowerPointのファイルをMacユーザーに送付する、反対にMacのPagesやNumbers、KeynoteのファイルをWindowsユーザーに送付するというケースです。もちろん今は、Macでもワードやエクセル、パワーポイントがそのまま見られる環境もありますので、全てがダメというわけではありませんが、



「○○形式で送付させていただきますが、見辛いようでしたらご連絡ください。」



といった事を付け加えるなど、できる限り相手の環境を考慮した心遣いが大切だと思います。


メールでファイルを添付する際は、テキストファイル、PDFを使用するのがオススメ

メール2

メールでファイルを添付する際は、できる限りどのデバイスでも見られるファイルで添付するのが無難です。
例えば、WindowsのWordやMacのPagesでテキストを送付するような事があれば、通常の「テキストファイル形式」で送付するだけでも違ってきますね。また図や表などがあるようなファイルの場合は、テキストファイルでは送付出来ませんので、このような場合はPDF形式にして送付するのが最もスムーズではないかと思います。



今は各ファイルを簡単にPDFに変換できる環境が揃っていますので、できる限りそのような対応をして、ファイルを受け取った相手がスムーズにファイルを閲覧できるようにする事が大切なのだと思います。


まとめ

メールの添付ファイルひとつとっても、相手への気遣いができる人とそうでない人はわかりますよね。相手の立場になって考えてみることでより良い対応方法が見えてくるものだと思います。