仕事上で、ファイルのやりとりをする事は頻繁に行われているかと思いますが、相手の環境を考慮してファイルを送付している人は多くないかと思います。例えば、自分が使用しているファイルのアプリケーションを、相手が使っていれば問題ありませんが、そうでない時も多いものです。
特にWindowsPC、Mac、Chrome Bookなど、環境の違いでインストールされているアプリケーションが全く異なる場合もあります。もちろん互換性があるように配慮されたアプリケーションもありますが、表示崩れや文字化けなど、思わぬトラブルに見舞われた人も多いかと思います。
そういった状況を考慮すると、メールやメッセージで文書ファイルをやりとりする場合、テキストエディタかPDFが良いと思います。これらのファイルであれば、ファイルを送られた側の人も正しくファイルを見ることができますし、表示崩れなどもないかと思います。
特にPDFは便利です。WindowsのWord、PowerPoint、MacのPages、Keynoteなどはアプリを開くのも時間がかかる場合がありますが、PDFであればファイル容量も軽いので、ファイルを開く時間も短縮できます。
ちょっとしたことですが、毎回同じ操作を繰り返すようなものであれば、限りなく効率化を図ることで業務全体の効率化に繋がるのだと思います。
これからファイルのやりとりをする際は、ぜひこの辺りを考慮してみてはいかがでしょうか。