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ファイル_送付_環境

ファイルを送付する際は、相手の環境を考慮する事が大切!

2019.03.22

特定の環境でしか見られないファイルを送付するのは相手の事を考えていない

ファイル_送付_環境2

仕事上でファイルを送付する際には、相手の環境を考慮しておくという点があります。



自分では当たり前のように使用しているアプリケーションのファイルでも、相手は使用していない可能性があります。



環境が異なる事で、「ファイルが開けない。」、「表示がくずれる。」といった問題が発生してしまうからです。



このような事があるので、相手の環境を考えず、ファイルを送付するというのはやめた方が良いですね。



WindowsのWordやExcel、PowerPointのファイルをMacユーザーに送付する。



反対にMacのPagesやNumbers、KeynoteのファイルをWindowsユーザーに送付する。



もちろん今は互換性があり、ファイルを見られる環境になっているケースも多いとは思いますが、



「○○形式で送付させていただきますが、見辛いようでしたらご連絡ください。」



といった事を付け加えるなど、できる限り相手の環境を考慮できると、良いのではと思います。


メールでファイルを添付する際は、テキストファイル、PDFを使用するのがオススメ

ファイル_送付_環境

ファイルを送付する際は、できる限りどのデバイスでも見られるファイルで添付するのが無難です。



例えば、通常の文章だけであれば、「テキストファイル」であれば、どのような環境でも比較的正しく閲覧する事が可能です。



また図や表などがあるようなファイルの場合は、PDF形式にして送付する事で、相手の環境でも同じように閲覧できる可能性が高くなると思います。



今は簡単にPDFに変換できる環境が揃っていますので、ファイルを受け取った相手がスムーズに閲覧できるよう配慮する事が大切なのだと思います。


まとめ

ファイルの送付ひとつとっても、相手への気遣いができる人とそうでない人はわかりますよね。



相手の立場になって考えてみることで、最適な仕事の仕方が見えてくるものだと思います。