仕事を進めていく上で、文書や提案書などの資料を元に認識合わせをする事があるかと思います。
その際に意識しておきたい点は、
過去の経緯がわかるような記載にしておく事
です。文書や資料は随時更新するものだと思います。
その際に、前に記載した内容を残しておく、もしくはわかるようにしておくという事がとても重要になります。
なぜかというと、後から見直した時に、どういう経緯でその内容が更新されたのかを見直す事ができるからです。
ですので、単にファイルを上書きしてしまうような更新方法はやめた方がよいですね。
過去の経緯がわかるような記載をしておくと、後から何か問題があったとしても、過去の内容から振り返って見直しする事ができるので、不明点がすぐに明確になります。
逆に、このような対応をしていないと、後で何かあった時に、理由や証拠といったエビデンスが出せずに、トラブルの元となってしまいます。
過去の経緯がわかるような記載というのは、具体的に下記のようなものです。
・ファイル単位でバージョン管理して、新しいファイルになった時は更新履歴をまとめておく
・１ファイルを随時更新する際は、以前の記載と更新内容を比較できるようにする（上書きしない）
・更新した日付を明確にして、後から時系列で内容を追う事ができるようにする
資料を作成、更新する上で、「過去の経緯がわかるような記載」を常に心がけていきたいものですね。