メールやチャットで仕事のやりとりをしている人も多いかと思いますが、このメールやチャットの返信に対する意識が、仕事に質に大きく影響しています。
例えば、相手からの連絡で、
「都合の良い日時はありますか？」
という質問に対しては、ほとんどの人が返信をするかと思います。
では、こういった報告を受けた時はどうでしょうか。
「○○の会社と打ち合わせをした結果、△△の結果になりました。」
こういった内容に対して、返信をしない人は、けっこう多いのではないでしょうか。
上記の例でいうと、ひと言だけでも「「承知しました。」という返信をする人は、相手に対して、
「内容を読みました。理解しました。」
という事を伝えている事になり、相手も内容を読んで理解してくれた事に安心感を持つようになります。
ところが、この内容に返信をしない場合、メールを送信した側は
「本当に読んでくれたのかな？」
「△△の結果で問題ないのかな？」
という気持ちを残したまま仕事を続けることになります。
そして時にこういった事が仕事のスピードを遅くし、仕事の効率が悪くなったり、認識ズレを起こしたりして、大きな問題となってしまうのですね。
上記のような例で返信しない人というのは、
「相手の立場になって考えられていない」
事が多いです。
「忙しくて返信できない。」という人もいますが、それも基本的には自分本位な考えになってしまっている場合が多いです。
相手の立場になって考えれば、一言でも返信するだけで、相手に安心感を与える事がわかると思います。
そういった事を想定せず、「自分が理解したから良い。」という考え方になっているのは問題ですね。
それに、本当にメールやチャットの連絡を読んでいなかった場合でも、メールやチャットを送信した相手からは、
読んでいないのか、読んだ上で返信がないのかが判断できません。
そういった状況を作ってしまうのは仕事としては、大きなマイナスとなってしまいます。
このように、「仕事を円滑にする為の意思疎通をしている」という事を忘れずに仕事をしていきたいものですね。
相手の立場になって考えるという事を常に意識していれば、おのずと対応も変わってくるものですよね。