仕事をする中で、上司やクライアントに報告する事もあるでしょうし、自分の部下に状況を説明する事もあるかと思います。
そのような時に、
自分がその内容をしっかりと理解しているかどうか
ということは大切ですね。
例えば、ディレクターの立場の人がクライアントから指示を受けて、それをチームメンバーに伝える時に、細かい点まで自分自身が理解できているかどうかで指示の内容が全く変わってきます。
「クライアントから言われた言葉をそのまま話すだけ」のディレクターと、「クライアントから言われた内容から自分自身の考えを加えたり、リスクを事前に想定した上でメンバーに説明する」ディレクターでは、相手の理解度も大きく変わってくると思います。
クライアントから言われた言葉をそのまま話すだけになっている人というのは、その内容を自分自身が理解していないケースが多いように思います。
単に早く自分のところにあるボールを手放したいだけで、内容をきちんと理解していない状態で説明してしまうので、問い合わせがあっても自分自身では判断できません。
そして結局、依頼されたクライアントに再度確認を取る、ということが発生してしまうのだと思います。
これでは単なる伝書鳩と同じですので、間に入っている意味がないですね。
このようなことにならないように、最初に依頼された時に、懸念点などをしっかりと洗い出し、クライアントと認識合わせの上、自分自身でしっかりと理解しておくことが必要ですね。
メンバーから作業の状況連絡を受けて、それをクライアントに報告する場合も同様です。
メンバーからの連絡事項をそのままクライアントに報告するだけでは伝書鳩になってしまいます。
その内容を自分自身が理解した上で、自分なりの考えを合わせた上で、報告する事ができれば相手にもしっかりと伝わるようになります。
つまり、相手に理解してもらおうと思うのであれば、それ以上に自分自身が理解していなければならないということですね。
自分自身がよくわかっていない事を相手に理解してもらうというのは不可能です。
まずは自分自身が理解してそれを相手にわかりやすく噛み砕いて、自分の言葉で話せるようにしていきたいですね。
「自分自身の理解度」と、「相手への伝わりやすさ」は比例するという事を意識しておきたいですね。