会議や打ち合わせは仕事を進める上で必要な事ですが、実はこの会議、打ち合わせによって効率を下げてしまっている場合が多いです。
色々な会議や打ち合わせに参加することで、本来やるべき仕事に手をつけられなくなったり、打ち合わせの準備のために、とても時間や労力を費やしたりする事があるからです。
必要な事であればやるべきだと思いますが、できる限り無駄な仕事を省いて効率化を図る事で、業務全体の効率化に繋げていきたいものですよね。
会議や打ち合わせのコスト削減、効率化は業務全体の効率アップの第一歩だと思います。
この効率化を図る事ができれば、そのノウハウは会議、打ち合わせ以外でも使えるものになってくるのです。
それでは具体的に、今すぐできる会議、打ち合わせのコスト削減方法、効率化方法をご紹介します。
①会議時間（MAX時間）を決める
ほとんどの会議は30分くらいで終わるものです。１時間以上の会議というのは、何か無駄な事をしていると考えた方が良いです。
②「何を決めるのか」を事前に確定しておく
「その打ち合わせで何を決めるのか」を事前に決めておく事で、時間はかなり短縮できます。打ち合わせ時点で、「さぁどうしますか？」という話になっている場合は無駄が発生していると考えた方が良いです。
③打ち合わせの資料は事前に読んでおく
打ち合わせの資料を参加者が事前に読んでおき、内容を理解しておく必要があります。打ち合わせで資料の内容説明から入ってしまう打ち合わせは危険です。
④打ち合わせ資料はできる限り少なく、可能であれば紙では出さない
打ち合わせ資料を作るにも時間がかかります。必要な内容だけをまとめた簡単な資料にするだけで、事前準備も時間短縮できます。またファイル形式で事前に送付していれば、印刷やホッチキス留めなど、無駄な作業も必要ありませんし、紙やインク代も無駄になりません。
⑤自分自身が本当に参加する必要があるのか考える
そもそもその打ち合わせや会議に自分が参加する必要があるのかを考えるべきです。内容を把握するだけなら議事録で十分です。できる限り、参加者を絞りこむ事で無駄な時間を使わなくて済みます。
打ち合わせや会議ひとつ取っても、効率化、コスト削減できることはたくさんありますね。
「なんとなくやっている」ことは全てやめて、「本当にそれが必要なのか」をしっかり考えて、やるべきことだけに集中していく事が大切ですね。