テキストでのやり取りを行うと、スムーズにやり取りができる場合とそうでない場合があります。スムーズにやり取りができる場合は、一度、テキストをやりとりするだけで意思疎通が取れますが、そうでない場合は、何度も何度も認識合わせをしなければなりません。
このような違いが出る理由はいくつかありますが、大きく２点に要因があるかと思います。それは
・伝えたい要点を正しく記載する事
・相手の質問にきちんと返信する事
だと思います。「相手に伝えておくべき内容は何か？」という事をしっかりと考えた上で、相手の立場になって考えると、自然と要点が絞れるようになります。これによって、意思疎通がスムーズに行えます。
もうひとつは、「相手の質問にはきちんと返信する」ということです。当たり前といえば当たり前ですが、これができずに何度も同じやり取りを繰り返してしまうケースが多いように思います。相手が聞きたがっている事をもれなく伝えるということを改めて意識しておく必要があるかと思います。
こうしたポイントを押さえておけば、無駄なテキストのやり取りが無くなり、それだけ実作業に注力できるようになります。メールやメッセージのやり取りは仕事を円滑に進めるための間接作業ですので、これに時間を取られてしまっては良い仕事はできません。
無駄なやり取りを無くして、効率良い仕事ができるようなテキストのやりとりをしていきたいものですね。